좌충우돌 신축아파트 입성기 -6- (입예협 행사)

공사 단계에 따른 입예협 주요 행사 1탄

 

입예협을 이끌다보면 다양한 행사를 주관하고 참석하게 됩니다. 오늘은 입예협에서 참석 또는 진행하게 되는 행사는 무엇이 있는지, 어떻게 준비를 해야하는지 설명해보도록 하겠습니다.

 

1. 현장설명회

시공사 및 사업주체는 법에 따라서 일정시기 마다 현장설명회를 해야 합니다.(정확한 시기를 아시는 분께서는 알려주시면 감사드리겠습니다.) 입예협이 입주민들의 위임장 동의를 50% 이상 받으며 대표성을 띄게 된다면 이제 시공사 등에서는 입예협으로 연락해 현장설명회 일정을 잡게 됩니다.

 

여기서 입예협의 협상 스킬이 필요한데요, 시공사와 신탁사는 아무래도 주말보다 평일을 선호합니다. 특히, 신탁사 같은 경우는 서울에 회사가 있다보니  지방의 현장까지 주말에 내려오는 것은 탐탁치 않아하죠. 하지만 사업주체측의 요청에 따라 평일 낮에 현장설명회를 진행할 경우 참혹한 참석률을 보게 되실겁니다.

 

 

위 사진은 제가 입주한 아파트의 1회차 현장설명회 사진입니다. 보시면 아시겠지만 참석 입주민보다 사업주체측(시공사, 신탁사 등)참석자가 더 많습니다...

 

당시 저는 요령이 없어서 현장설명회를 주말에 진행했었는데요, 나중에는 휴일로 일정을 잡으니 입주민 참여가 점점 늘어났습니다. 그리고 현장설명회는 공사 초반엔 참석자가 거의 없습니다. 점점 아파트가 올라갈 수록 참석자가 늘어나는데 이 점도 꼭 참고하시기 바랍니다.

 

2. 주민설명회

저는 현장설명회가 끝난 뒤, 항상 1개월 이내에 현장설명회 참석 못하신 세대를 위해 주민설명회를 진행했습니다.

보통 지난 현장설명회에서 시공사가 이야기 했던 내용과 특이사항을 설명해드렸고 다음 현장설명회에서 입예협이 시공사에 요청했으면 하는 내용을 취합하기도 했습니다. 또한, 입예협 회비 사용현황도 투명하게 공개하여 후에 뒷탈이 없게 하였습니다.

 

 

주민설명회는 항상 주말에 대관을 통해 진행했습니다. 주민설명회를 통해 입주민들은 서로 미리 얼굴도 익히고 시공사에 궁금한 내용을 미리 입예협에게 묻거나 다음 미팅 전까지 준비 할 수 있었죠.

 

3. 조경설명회

조경설명회는 입예협이 현장에 직접 방문해서 진행하게 됩니다. 보통 신축아파트의 경우는 시공사의 조경팀이 있고 이 조경팀에서 아파트 조경을 맡을 조경업체를 선정하게 됩니다. 시공사를 통해 조경업체가 결정되면 알려달라고 한 뒤 조경업체 소장과 함께 아파트 조경 컨셉 등을 담은 자료를 같이 보자고 요청하시면 됩니다.

 

조경설명회를 하실 때는 조경에 대해서 잘 아는 분이 함께 동석하시는게 가장 좋습니다. 아파트 내 조경쪽 전문가가 있다면 그 분들의 도움을 받으셔도 되고 없으시다면 법무법인 등에 요청해서 조경 전문가를 불러달라고 해도 됩니다.

조경설명회에서는 가급적 타 아파트 단지의 좋은 조경안을 최대치로 상정해서 요구하면서 협상을 통해서 얻어낼 것은 얻어내고 버릴 것은 버리는게 좋습니다. 다만, 준공 때문에 큰 설계변경이 필요한 업그레이드는 불가능하고 휴게시설이나 입주민 복리후생에 관련된 사항은 경미한 변경으로 처리가 되기 때문에 이런 쪽으로 상향을 요구하며 식재되는 나무의 수준도 상향 요청하면 절반은 성공이라고 볼 수 있습니다.

 

4. 입주민 총회

아파트가 어느 정도 지어지고 나면 사전점검 직전, 입주민 총회를 진행하게 됩니다. 이때는 정말 많은 입주민들이 오시기 때문에 입예협에서도 많은 준비를 해야 합니다. 시간이 꽤 길어지기 때문에 간단한 식사(도시락), 음료수를 준비하는게 좋고 저희 아파트 및 인근 아파트에서도 작은 기념품도 준비했습니다.(수건, 텀블러 등)

 

그리고 최근 입주민 총회는 점점 스케일이 커져서 총회에 사용할 발표자료를 만들어야 하고 내빈을 모시기도 하는데요, 저희 아파트도 구청장, 지역구 의원 등을 초청하였습니다. 지자체장 및 국회의원 입장에서는 새롭게 입주하는 입주민 수백명에게 얼굴을 비출 기회니까 사실 거절하기 어려운 자리기 때문에 사전 일정 조율만 잘 하시면 대부분 참석하게 될 것입니다.

 

입주민 총회에서는 시공현황, 입예협성과, 향후 일정 등을 알려드리고 법무법인과 주관사에서 각각 등기 및 대출 절차, 입주박람회 관련된 내용을 알려드립니다. 그리고 사전점검 관련 안내도 나가니 사전점검을 앞둔 입주민들이 많이 참석하시게 됩니다. 당시 저희는 400명이 넘는 분들이 참석을 해주셨고 구청 대강당을 빌렸음에도 꽤나 공간이 부족했었습니다.

 

또한, 마지막 현장설명회와 총회가 함께 진행되어 무척 오랜 시간 행사가 진행되었는데요, 총회 준비 하실 입예협 분들이 계시다면 준비를 단단히 하시기 바랍니다. 그리고 총회 준비는 입예협 회장이 거의 다 하게 됩니다. 입예협이 다들 바쁘시다보니 결국 회장이 총대를 메고 모든 준비를 하게 되는데요, 주변 다른 입예협분들을 봐도 비슷한 상황이었다는 점... 알고 계시기 바랍니다.

 

사전 점검부터 입주 후 입예협 해산 전의 행사는 다음 글에서 다뤄보겠습니다.

 

긴글읽어주셔서 감사드립니다.